Comment Obtenir la certification Qualiopi : guide complet pour les organismes de formation
La certification Qualiopi est devenue incontournable pour les organismes de formation souhaitant prouver la qualité de leurs prestations et accéder aux financements publics. Mais comment l'obtenir ? Voici un guide complet pour vous accompagner pas à pas dans ce processus exigeant.
1. Comprendre les Enjeux de la Certification Qualiopi
Qualiopi a pour objectif de garantir la qualité des processus de formation des organismes, qu'il s'agisse de formations professionnelles, de bilans de compétences, de validations des acquis de l'expérience (VAE), ou d'apprentissages. Cette certification repose sur 7 critères et 32 indicateurs qui évaluent l'ensemble des processus de l'organisme de formation.
2. Préparer son Organisme de Formation
a. Analyser les Critères et Indicateurs
Commencez par bien comprendre les 7 critères et les 32 indicateurs définis par le Référentiel National Qualité. Chaque critère couvre un aspect spécifique de votre organisation, de la gestion administrative à l'évaluation de la satisfaction des bénéficiaires.
b. Mettre en Place des Procédures et des Outils
Pour répondre aux exigences de Qualiopi, il est crucial de formaliser vos procédures. Cela inclut la gestion des inscriptions, l’élaboration des programmes de formation, l’évaluation des compétences, et le suivi des apprenants. Utilisez des outils de gestion adaptés pour assurer la traçabilité de vos actions.
3. Impliquer et Former son Équipe
La certification Qualiopi est un projet collectif. Tous les membres de votre équipe doivent être impliqués et formés aux nouvelles procédures. Organisez des réunions d’information et des sessions de formation internes pour garantir que chacun comprenne bien les enjeux et les exigences.
4. Rassembler les Preuves et Documentations
La certification nécessite de prouver que vous appliquez bien les procédures définies. Rassemblez toutes les preuves nécessaires : contrats, fiches d’inscription, évaluations, enquêtes de satisfaction, etc. Assurez-vous que tous les documents soient à jour et facilement accessibles.
5. Réaliser des Audits Internes
Avant l’audit officiel, il est conseillé de réaliser des audits internes. Cela permet de vérifier que tout est en ordre et de corriger les éventuelles non-conformités. Ces audits doivent être réalisés avec rigueur pour identifier les points d’amélioration.
6. Choisir un Organisme Certificateur
Le choix de l’organisme certificateur est crucial. Optez pour un organisme agréé et reconnu pour son sérieux. Prenez contact avec plusieurs organismes pour comparer les offres et les modalités d’audit. Une fois votre choix fait, planifiez l’audit en concertation avec le certificateur.
7. Passer l'Audit de Certification
a. Préparer l’Audit
En amont de l’audit, préparez minutieusement tous les documents et supports nécessaires. Informez votre équipe des dates et du déroulement de l’audit pour qu’ils soient prêts à répondre aux questions de l’auditeur.
b. Le Jour de l’Audit
Le jour de l’audit, accueillez l’auditeur avec transparence et professionnalisme. Soyez prêt à expliquer vos processus et à fournir les preuves demandées. L’auditeur évaluera la conformité de vos pratiques par rapport aux critères Qualiopi.
8. Suivi et Amélioration Continue
Une fois la certification obtenue, le travail ne s’arrête pas là. Vous devez continuer à respecter les exigences de Qualiopi et à améliorer en permanence vos processus. La certification est valable trois ans, avec un audit de surveillance à mi-parcours.
Conclusion
Obtenir la certification Qualiopi demande du temps, de la rigueur et une implication de toute l’équipe. C’est un investissement essentiel pour assurer la qualité de vos formations et accéder aux financements publics. En suivant ces étapes, vous serez bien préparé pour réussir cette démarche et faire de la qualité un atout majeur de votre organisme de formation.
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